Videoovervåkning i kontorlokaler – GDPR-dokumentasjon for Norge og Sverige

Her er en beskrivelse av hvordan Varner behandler personopplysninger ved kameraovervåking i kontorlokaler i Norge og Sverige. Dokumentasjonen skal brukes som informasjon til ansatte, besøkende og andre registrerte, og som intern dokumentasjon for behandlingsansvarlig.

Behandlingsansvarlig for kameraovervåkingen
Varner AS Organisasjons nr: 979 490 674
Mail: [email protected]Varnersecuritygdprcctv@varner.com

Formål og rettslig grunnlag

1. Formålet med kameraovervåkingen er å forebygge, avdekke og dokumentere uønskede hendelser som innbrudd, tyveri, hærverk, uautorisert adgang, vold, trusler og andre sikkerhetshendelser i eller ved kontorlokalene.
2. Kameraovervåkingen skal også bidra til å ivareta sikkerheten til ansatte, besøkende og andre som oppholder seg i lokalene.
3. Behandlingsgrunnlaget er normalt berettiget interesse etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, basert på et konkret og dokumentert behov for sikring av personer, lokaler og verdier. Kameraovervåkingen skal være nødvendig, forholdsmessig og begrenset til det som er nødvendig for formålet.

Kameraovervåking benyttes kun i områder hvor det er et saklig og dokumentert behov, for eksempel inngangspartier, resepsjon, laste- og vareområder, adgangspunkter, tekniske rom, parkeringsområder eller andre utsatte soner. Kameraenes dekningsområde skal begrenses mest mulig og skal ikke brukes til generell kontroll av ansattes arbeidsutførelse.
Det skal gis tydelig informasjon om kameraovervåkingen ved skilting eller annen effektiv informasjon ved inngang til overvåkede områder. Informasjonen skal minst opplyse om at området er overvåket, hvem som er behandlingsansvarlig, formålet med overvåkingen og hvordan registrerte kan få mer informasjon om behandlingen.

• Opptak lagres som hovedregel i opptil 7 dager, med mindre en lengre lagringsperiode er nødvendig og særskilt begrunnet i en konkret hendelse, lovpålagt plikt eller pågående etterforskning.
• Opptak som blir tatt ut i forbindelse med en konkret sikkerhetshendelse, intern undersøkelse eller utlevering til politiet, kan lagres så lenge det er nødvendig for formålet og i samsvar med gjeldende regelverk.
• Opptak slettes eller overskrives automatisk når lagringsperioden utløper.

Hvem har tilgang til opptakene?
Tilgang til opptakene er begrenset til autoriserte personer med tjenstlig behov, for eksempel sikkerhetsfunksjon, utpekte ledere, IT-/driftsansvarlige eller leverandører som bistår med drift og vedlikehold, i den grad dette er nødvendig og regulert gjennom avtale og tilgangskontroll.
Opptak kan gjennomgås ved konkrete hendelser eller mistanke om sikkerhetsbrudd. All tilgang skal begrenses, dokumenteres der det er relevant, og skje i samsvar med interne rutiner for informasjonssikkerhet.

Den registrertes rettigheter
Personer som blir fanget opp av kameraovervåkingen, kan etter gjeldende regelverk be om innsyn i egne personopplysninger, be om begrensning eller protestere mot behandlingen der vilkårene er oppfylt, og i enkelte tilfeller be om sletting. Rettighetene vurderes konkret og kan være begrenset av hensynet til andres personvern, sikkerhet, lovpålagte plikter eller pågående etterforskning.
Ved forespørsel bør den registrerte oppgi så presist som mulig tidspunkt, sted og hvilken hendelse forespørselen gjelder, slik at opptak kan identifiseres og vurderes. Henvendelser behandles innen gjeldende frister etter personvernregelverket.
Spørsmål om kameraovervåkingen eller utøvelse av rettigheter kan rettes til behandlingsansvarlig på oppgitt kontaktinformasjon. Klager kan også rettes til relevant tilsynsmyndighet i det landet behandlingen gjelder.

Landsspesifikke tillegg

Norge: Kameraovervåking i kontorlokaler må vurderes etter personvernforordningen, arbeidsmiljølovens regler om kontrolltiltak og forskrift om kameraovervåking i virksomhet. Overvåking må være saklig begrunnet, forholdsmessig og tydelig kommunisert til ansatte og andre registrerte. Samtykke er normalt ikke et egnet behandlingsgrunnlag i arbeidsforhold, og lydopptak bør som hovedregel ikke brukes.

Sverige: Kameraovervåking i kontorlokaler må vurderes etter personvernforordningen og kamerabevakningslagen. Det må gjennomføres og dokumenteres en konkret interesseavveining før overvåkingen tas i bruk. Overvåkingen må være begrenset til det nødvendige, informasjon skal gis tydelig, og skjult overvåking er som hovedregel ikke tillatt. Lydopptak bør som hovedregel ikke brukes. For overvåking av ansatte må også arbeidsrettslige krav og eventuell samhandling med arbeidstakerrepresentanter vurderes.